top of page
  • Skribentens bildHelena Eketrapp

Varför är våra "agila" organisationer så silos-tunga?

Uppdaterat: 26 okt. 2023

Vi har nog alla varit i ett sammanhang med silo-mentalitet, den där oförmågan att jobba tillsammans över gränserna och att dela information och kunskap för att framgångsrikt tillsammans skapa riktigt stort värde.


Silos uppstår ofta oavsiktligt och utifrån goda intentioner - vi sätter fokus på att förbättra, optimera och effektivisera men glömmer att lyfta blicken för att säkra att vi gör rätt saker för att fortsätta vara relevanta. Och vi tappar förmågan att vara lyhörda för hur de förändringar som görs påverkar kollegor och andra delar inom organisationen. Vi börjar jobba emot varandra i stället för mot våra gemensamma mål med organisationens syfte som kompassriktning. Vi lägger tid på interna problem istället för att fokusera på att leverera verkligt värde.


Nio tecken på att din organisation andas silo-mentalitet

  1. Kunder hör av sig och pekar på sprickor i kundresan som beror på gap i processer mellan olika funktioner inom organisationen som ingen känner eller vill ta ansvar för.

  2. Du är med i ett projekt där olika roller drar åt olika håll, då man har olika (eller inga) målbilder.

  3. Du upplever att det går åt onödigt mycket tid pga av dubbelarbete då flera grupper gör samma sak men med olika mål. Detta kostar tid, skapar frustration och ett dåligt resultat i slutändan.

  4. Du upplever att gruppen fokuserar på internt arbete och interna problem istället för att göra "rätt" saker, dvs det som generar värde.

  5. Du är ovetande eller har liten kunskap om större initiativ som pågår trots att du faktiskt är en intressent av vikt.

  6. Frågor om hjälp, samarbete eller överlämning kommer sent och med ett stort informationsgap vilket gör att du och ditt team paddlar på för att komma i kapp och därmed inte har förutsättningar eller förmåga att leverera till er fulla potential.

  7. Du upptäcker av en händelse att samma eller likartat arbete pågår inom flera delar av organisationen med ingen eller låg grad av samverkan.

  8. Du har inte tillgång till den data som du skulle kunna vara betjänt av både i ditt direkta arbete och för att se och förstå den större bilden.

  9. Information av värde når dig ofta av ren tillfällighet.


Varför uppstår silos?

Patrick Lencioni, författare och grundare av the Table Group, menar att många silos uppstår på grund av ledningens oförmåga att skapa övertygande kontext för samarbete. Som medarbetare dras man i många olika riktningar, ofta utan kompass och tar sig an uppdrag utifrån förutsättningar och tron att det gynnar förtagets bästa. Men efter ett tag börjar det gnissla i organisationen och förvirring leder över tid till irritation och samarbetssvårigheter.


Resultatet blir internt fokus istället för att skapa värde för kunden - ett av många hinder för att nå en organisations fulla potential.


Resultatet av silos blir att det interna fokuset tar över och vi tappar bort att vår egentliga uppgift är att skapa verkligt värde för våra kunder

Silos finns i alla former

Silos finns i alla former - horisontella, vertikala och även silos inom silos.




Enligt Alfa People så säger 86% av företagsledare, medarbetare och utbildare att bristande samarbete och ineffektiv kommunikation är orsaken till att vi inte lyckas på arbetsplatser.


Sannolikheten att misslyckas med digital transformation är fem gånger större än vad lyckandegraden är visar flera oberoende studier. Leslie Willcocks, Professor at London School of Economics and Political Science, menar att det är en spegling av hur silo-tunga organisationer har blivit de senaste 20 åren. Barriärer ärvs från äldre affärsmodeller och han pekar på att silos återfinns förutom inom företagskulturen även inom processer, teknologi, data, strategi, strukturer, kompetenser och mentalitet hos ledare.


Det är fem gånger större sannolikhet att en digital transformation misslyckas än lyckas - orsaken beror till en stor del på att organisationer är så silos-tunga.

Vi blir allt mer silos-tunga

Häpnadsväckande så visar forskning att våra organisationer blivit mer silo-tunga de senaste 20 åren. Detta sker samtidigt som många organisationer jobbar mot att bli mer agila. Vad är det som händer egentligen?


Att vara agil handlar om att vara snabbrörlig, lyhörd och anpassningsbar för det osäkra. Agility är en kultur, en livsstil och inte en metod. I en organisation som har förutsättningarna kommer det hända naturligt. För att detta ska hända behöver vi organisera oss på nya mer rörliga och flexibla sätt med mer självstyre istället för i statiska strukturer styrda top-down.


Men, det är lätt att vi fokuserar på att införa en agil metod istället för att verkligen förändra oss. Det är ju så mycket enklare!

Och att vi kämpar på med att behålla eller öka organisatoriska strukturer, metoder och processer för att kunna förutsäga och kontrollera det oförutsägbara.

Vi behöver istället få människor att ha dialog, jobba tillsammans, hjälpa varandra att fatta de bästa besluten etc.


Vi behöver få människor att ha dialog, jobba tillsammans, hjälpa varandra att fatta de bästa besluten

Vad kan vi göra åt det?

Vi är nog alla överens om att silos, och kanske framför allt, silo-mentalitet inte gynnar innovation och tillväxt. Samtidigt uppstår de ju oftast oavsiktligt varför det till mångt och mycket handlar om hur vi kan överbrygga och motverka dem.


Jag tror att grunden är en holistisk syn på organisationen snarare än att dra igång enstaka initiativ och enkla quick fix. Det räcker inte med att säga att vi ska gå bort från silos eller införa agila metoder och modeller utan vi behöver tillhandahålla de förutsättningar som krävs för att kunna göra det.


Grunden till att överbrygga silos ligger mycket i att få både individer och team att förstå sitt eget men också andras bidrag till organisationens syfte. Ett meningsfullt syfte eller “varför” handlar om teamets, projektet och organisationens existensberättigande. Det speglar vilket värde som organisationen tillför till sina kunder och sin omvärld. Det förklarar hur människor som är involverade i organisationen gör skillnad för sina kunder och fungerar som en guide för hur verksamheten drivs och hjälper till att sätta upp ramar och villkor som är avgörande för en organisations framgång.

Idag mäts framgång alltför ofta genom huruvida vi nått finansiella mål och budget i stället för att se om vi förflyttat oss i rätt riktning (mot vårt syfte och värdeskapande mål).  Det här sättet att mäta gör att det blir ett kortsiktigt internt fokus på effektivitet och produktivitet, vilket i sin tur gör att vi fastnar i silos och styr med ”command and control. Kortsiktigheten gör också att vi håller hårt i det som varit framgångsrikt tidigare eftersom vi inte vågar riskera att misslyckas om vi testar nya vägar och arbetssätt. Det är allt för lätt att säga att "vi tar oss an det nya sen när vi har mer tid"!

Idag mäts framgång mäts alltför ofta genom huruvida vi nått finansiella mål och budget i stället för att se om vi förflyttat oss i rätt riktning och bidragit med mer värde

Vi behöver också sätta former och förhållningssätt för avsiktligt samarbete där vi har det som skapar värde för kunden framför ögonen. Vi behöver våga utmana status quo och lyfta upp tendenser till silo-mentalitet på bordet och ta dessa tillfällen till reflektion och lärande. Det i sin tur kräver en hög grad av psykologisk trygghet i organisationen med ledare som omfamnar öppna principer som transparens, inkludering och gemenskap. Organisationer behöver öppna och empatiska ledare som vågar vara sårbara och ärliga om de problem de möter, de bekymmer de bär och de begränsningar de upplever. Då bygger vi en psykologisk trygg organisation där alla vågar lära, bidra och ifrågasätta status quo. Vi påstår att det är grunden för att skapa en snabbrörlig och inkluderande organisation, där allas potential tas tillvara och där vi framgångsrikt jobbar tillsammans mot vårt syfte som en gemensam kompass.


 

Använder din organisation hela sin potential? Använder din organisation hela sin potential? Eller finns det saker som hindrar er från att växa?

Tänk om du visste att din organisation bara nådde 40% av sin fulla potential? Skulle det inte förändra hur du tänkte på strategi?

SpryHouse har baserat på forskning, identifierat nio motor som beskriver de förutsättningar och förmågor som är gemensamma för organisationer som har lyckats bygga långsiktigt värde och en sund och varaktig tillväxt och vad organisationer kan göra för att öka dess mognadsgrad. Läs mer här …


På SpryHouse hjälper vi organisationer att transformeras till lärande organisationer, frigöra outnyttjad potential och omvandla det till förmåga, engagemang och innovationskraft som skapar värde på riktigt och till alla intressenter.


Vår tes är att många företag använder maximalt 40% av sin fulla potential. Vi tror på att alla organisationer kan frigöra mer potential och växa hållbart, hälsosamt och värdeskapande.

 

Missa inte att prenumerera på vårt nyhetsbrev om du vill veta mer.

Comments


bottom of page